Еще не рано начать думать о планировании на конец года и задачах составления бюджета на 2012 год, особенно если вы рассматриваете возможность обновления бизнес-системы или покупки программного обеспечения, что потребует некоторых исследований и предварительного планирования. Чтобы убедить ИТ-отдел и финансового директора поддержать ваш запрос, потребуется некоторое убеждение, основанное на фактах. В этой статье представлен пошаговый подход, который поможет вам преобразовать потребности вашего отдела в план действий с учетом бюджета, который вы можете представить финансовой команде.
Определить потребности
Вопросы обслуживания клиентов и производительности необходимо детализировать и перевести в финансовые термины. Чтобы убедить руководителей высшего звена инвестировать в решение, вам нужно будет определить свои усилия с точки зрения долларов, воздействия и размера прибыли. Это позволяет оценить общую стоимость владения (TCO) и рентабельность инвестиций (ROI).
Эти термины могут показаться чуждыми и далекими от расплывчатой фразы «Нам нужен лучший способ сделать это!» осознание того, что вы начали думать о покупке программного обеспечения. Не волнуйтесь; Некоторое предварительное планирование и предварительное исследование помогут вам уверенно перейти к этапу подготовки бюджета.
Вероятно, где-то в глубине души вы действовали с тонким грызущим беспокойством о том, что неэффективность, с которой вы боролись, на самом деле становилась опасной. Возможно, разочарование по поводу задержек, ошибок и пробелов в коммуникации начинает становиться все более сильным. Возможно, вы все еще находитесь на стадии «удивления и беспокойства».
Не всегда совершенно ясно, когда новое решение будет рентабельным или предложит рентабельность инвестиций, приемлемую для руководителей высшего звена. Несколько трудно поддающихся определению факторов, таких как уровень разочарования сотрудников и риск потери ценных клиентов, затрудняют включение неоспоримых цифр в прогнозируемый анализ доходности. Некоторые термины, возможно, потребуется определить или добавить в корпоративный словарь. Что именно представляет собой своевременная доставка? Сколько стоит для компании каждый довольный клиент?
Для того чтобы предпринять осмысленные действия, важно не обращать внимания на отдельные примеры ошибок и разочарований и время, чтобы серьезно взглянуть на достоверные финансовые данные.
Планирование бюджета требует перевода ваших головных болей и потенциальных решений в общепринятые принципы бухгалтерского учета. Это не только поможет вам оправдать затраты на свои идеи для управленческой команды, но также поможет вам уточнить свои стратегии и расставить приоритеты, в каких областях наиболее высока вероятность скорейшей окупаемости и создания импульса.
На срок окупаемости будут влиять несколько факторов. Предыдущий опыт вашей компании в реализации проектов, безусловно, будет важным фактором, равно как и способность (и готовность!) Вашей команды осваивать новые процессы, уделять время обучению и твердо определять это в качестве приоритета всей компании. Важно понимать, что, вероятно, будут происходить постепенные улучшения и постепенный рост.
После того, как вы установили ожидания, вы можете переходить к выбору конкретных проблем производительности, которые хотите изучить, и строить прогнозы рентабельности инвестиций на основе этих областей улучшения.
Выявить проблемы
Хотя вполне вероятно, что с помощью новой инициативы в области программного обеспечения можно устранить несколько проблемных мест, большинство аналитиков согласны с тем, что сужение фокуса помогает компании не отставать от задачи и удерживает команду внедрения от выполнения большего, чем она может эффективно управлять проектом.
Начните с проблем, которые вызывают наиболее заметную боль – тех, которые вызывают ежедневную головную боль и делают недовольных важных клиентов. Также воспользуйтесь преимуществами существующих данных. Если ваша компания уже собирает обширные метрики по определенным вопросам, будет относительно легко сравнить их с эталонными данными национальной отрасли, которые будут полезны при расчете потенциальных улучшений.
Используйте контрольные данные для определения возможностей
Сравнение ваших данных с отраслевыми эталонными стандартами поможет вам выявить статистические пробелы и сосредоточиться на основных возможностях для улучшения. Области, в которых ваша производительность далеко не соответствует статусу «Лучшего в своем классе», могут стать вашими первыми целями для улучшения. Средние национальные показатели также помогут вам оценить реалистичные цели для достижения результатов, зная, что вряд ли он перейдет из статуса «Отстающий» в «Лучший в своем классе» в одночасье.
Определите стоимость проблемы
Чтобы рассчитать рентабельность инвестиций в покупку программного обеспечения, вам необходимо понимать текущие затраты, связанные с затронутыми задачами. Это невероятно важный шаг в процессе, и, к сожалению, тот, который многие компании обходят, оставляя весь процесс оценки на основе предположений и предположений.
Хотя принципы учета по видам деятельности могут показаться сложными, цель на самом деле проста: определить прямые расходы, связанные с конкретным видом деятельности. Например, во что обходится компании управление контакт-центром и прием запросов на обслуживание клиентов? Если в настоящее время для управления объемом звонков требуются четыре человека, зарплата / льготы этих четырех человек, безусловно, будут определяющими факторами, как и любые расходы, связанные с телефонной системой, оборудованием и внешними услугами. Расходы обычно рассчитываются на основе временных рамок (таких как годовая стоимость работы контакт-центра), но также могут быть указаны в единицах объема (например, стоимость обслуживания клиентов для каждой учетной записи).
Даже если доступность точных подробных данных ограничена, вы все равно можете сделать обобщенные оценки накладных расходов, которые помогут вам определить базовый диапазон финансовых последствий. Если вы приступаете к этому проекту планирования с ограниченным опытом бухгалтерского учета, по крайней мере, начните с некоторых приблизительных оценок затрат. Вы можете нарисовать картину потенциала рентабельности инвестиций очень широкими мазками, пока не получите поддержку высшего руководства, а затем заполните детали, когда получите одобрение, чтобы выделить больше времени и ресурсов для проведения тщательного исследования.
Определите стоимость решения
На этапе планирования бюджета вам необходимо иметь хотя бы приблизительную оценку того, сколько инвестиций потребуется для решения проблем, выявленных в ходе анализа потребностей. Эта приблизительная оценка необходима для того, чтобы рассчитать примерное время, необходимое для возврата ваших инвестиций.
Начало с реалистичной оценочной стоимости решения имеет решающее значение для определения ожиданий высшего руководства и определения объема проекта. Будет ли это крупная инициатива, требующая серьезной долгосрочной приверженности и поддержки на высшем уровне, или скромное обязательство, которое главы департаментов могут выполнить в течение финансового года? Ценовые диапазоны решений – и их реализация – сильно различаются в зависимости от того, насколько сложна функциональность и насколько специализированы приложения. Количество пользователей, степень необходимой настройки и сложность продукта или отрасли – это другие факторы, которые могут существенно повлиять на диапазон цен.
Несколько поисковых запросов в Google могут быть всем, на что спешащему менеджеру нужно время, чтобы включить приблизительную оценку в свой бюджетный запрос. Хотя это обычная тактика, она сопряжена со значительным риском. Вполне возможно, что сокращение исследований на ранних стадиях проекта вызовет искаженную, узконаправленную точку зрения, которая полностью подрывает вероятность успешной реализации. Например, если забыть разрешить необходимые обновления оборудования, процесс внедрения может застопориться на месяцы, поскольку группа внедрения изо всех сил пытается улучшить старое оборудование.
Окупит ли прибыль решение за приемлемый промежуток времени?
Сколько времени потребуется, чтобы окупить вложения и начать получать дополнительную экономию? Для многих компаний приемлемо окупить вложения в решение в течение трех лет. Некоторые компании используют более агрессивный подход и стремятся окупить свои инвестиции в течение 18 месяцев.
При расчете потенциальной окупаемости инвестиций важно иметь в виду, что в дополнение к сбережению потенциал продолжается и после точки безубыточности. Вы по-прежнему будете видеть экономию на протяжении всего срока службы программного обеспечения – обычно 7-11 лет. Прибыль также может быть нефинансовой – например, улучшение рабочей среды с целью удержания сотрудников. Конечно, всегда цель – оправдать ожидания клиентов и повысить их лояльность. Хорошо спланированные программные инициативы, безусловно, могут помочь в достижении каждой из этих целей.
Начав свои исследования и аналитические шаги сейчас, вы получите прочную основу для успешных проектов в следующем году.
Сервис продвижения на маркетплейсах – это услуга, предоставляемая специализированными компаниями или агентствами, которые помогают продавцам и брендам эффективно продвигать свои товары или услуги на различных онлайн-платформах, таких как Wildberries, Ozon и другие.
Сервисы продвижения на маркетплейсах помогают оптимизировать процесс продвижения, сэкономить время и ресурсы продавцов и брендов, а также повысить эффективность и результаты их деятельности на онлайн-платформах.
